Quelles sont les différentes options pour sauvegarder les documents d'une entreprise ?
Depuis que le cloud a révolutionné le monde des entreprises, le stockage des données n’est plus une tâche aussi complexe. En fonction de la plateforme, vous pouvez aisément sauvegarder vos données en quelques minutes. Hormis les données des entreprises, il existe un véritable problème pour la sauvegarde des documents administratifs. Cet article vous propose des solutions pour la gestion des documents administratifs de votre entreprise.
Utilisez les services d’une plateforme spécialisée
Aujourd’hui, vous avez des plateformes françaises qui jouent le rôle d’annuaire pour entreprise. Elles assurent la sauvegarde de vos documents sans risque de perte et de vol de données. C'est le cas d'Inforegistre qui offre des solutions pour des entreprises en France. Vous avez généralement la possibilité de sauvegarder vos documents gratuitement ou contre un forfait mensuel offrant de fonctionnalités premium. L’avantage ici est que vous pouvez retrouver à tout moment vos documents juste en vous connectant. Vu que les plateformes jouent le rôle d’annuaire d’entreprise, les internautes ou autres entreprises peuvent regarder ou télécharger les documents publics de votre entreprise comme la forme juridique, le statut, Etc. Quant aux documents confidentiels, ils ne seront pas accessibles au public.
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Créer un département d’archives
Ce choix est généralement assez coûteux et énergivore. Si vous avez une PME, allouer un budget pour un département d’archives sera assez compliqué. Il faut savoir qu’archiver des documents nécessite des semaines, voire des mois en fonction de la quantité des documents à archiver. En premier lieu, il faut organiser les documents selon chaque département de l’entreprise et par la suite les classer par année et par ordre alphabétique. Vous comprenez donc que les tâches d’un archiviste sont minutieuses et chronophages. Il est alors préférable d’opter pour l’option précédente, surtout si vous êtes une PME ou si vous n’avez pas suffisamment les moyens.
Utiliser un outil de cloud
Pour enregistrer des données en ligne, vous avez plusieurs logiciels cloud que vous pouvez utiliser sur le web. Parmi les plus populaires, nous pouvons citer :
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- Google Drive
- Dropbox
- Zoho Desk
- Adobe creative cloud
- Etc.
Bien que tous ces outils soient utilisés par les entreprises, pour les documents administratifs, ce n’est pas toujours le cas. Ces documents sont délicats et si un dysfonctionnement survient, cela peut être un désastre pour l’entreprise. Pour avoir accès à ces outils, il faut bien évidemment se connecter. Aussi, un outil qui propose des services de cloud peut connaître une panne, et si une entreprise a besoin urgemment de ses documents, elle sera malencontreusement dans une impasse. Le dernier risque reste le piratage de données, il faut dire que plusieurs services de cloud ont connu des attaques et des fuites de données.
Parmi les différentes options énumérées, celle des plateformes spécialisées pour sauvegarder les documents légaux des entreprises demeure la solution optimale.